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经常问的问题

公共机构有责任确保他们的客户的个人信息受到保护,并促进信息或一般性的决策及时公开访问。 

我们的政策 - 点击这里。

披露的公告 - 点击这里.

问题1. ST持有什么样的信息。劳伦斯学院是根据fippa覆盖?

答:获得更多的个人,企业和研究信息,如:

  • 学生信息,包括学生人数,学术记录
  • 电子邮件,电子文档,纸质文档
  • 员工的信息,包括人事档案
  • 有关合同,销售商,操作计划信息
  • 包含在我们的校友数据库中校友信息

NOTE健康记录归入单独立法(phipa - 个人健康信息保护法)

问题2.哪些人员或学生的个人信息可以在部门/员工学校之间可以共享?

答案:信息是必要的,对工作职责的表现可以从掌握的信息来源获取。谁获取信息的人员必须保持信息的保密性。

问题3.在哪里可以找到ST。信息官劳伦斯学院的自由?

回答:信息官的自由位于行政办公,并可以在内线到达。 1114或电邮至:  privacyoffice@sl.on.ca。高级副总裁,企业业务负责下fippa SLC的合规性。 澳门皇冠注册官方网站正在相对严格的时间限制,以符合fippa:所以工作人员谁接受访问请求,必须立即将请求转发(县)信息官的自由。 

问题4.如果警察联系我一个学生,我能告诉他们?

回答:从警方指所有查询到校园安全办公室。安全将处理该查询,提交相应的报告和通知信息官的自由。有在fippa豁免发布个人信息提供给执法人员,但是这样的查询必须集中处理 - 因此校园安全办公室将协调高校响应。

问题5.我可以响应参考信息的雇主(或潜在的雇主)要求提供什么雇员或学生的信息?

如果你有雇员或学生的明确(书面)同意,只能提供参考信息:答案。我们正在给学生签署授权ST形式。劳伦斯学院回应引用查询。员工被要求提供书面同意(即参考检查同意书内部位置完成)或电子邮件/注:如果它是一个外部雇主。

问题6.如果银行,保险公司,收藏机构,信用机构或政府办公室接触了大约一个雇员或学生,我可以释放什么样的信息?

回答:没有。是指主叫方的人力资源,如果由个人申请谁编写具体的字母。如果请求是关于学生,重定向来电到适当的学术运营经理。

问题7.什么是使学生在签署知情同意书的法定年龄?

答:对于学生谁是16岁以下,无论是学生和家长(或有合法监护权的人)应签署同意书。对于年龄在16岁或以上的学生,学生应该签署同意书 - 不需要父母的同意或有合法监护权的人。

问题8,教授,在什么情况下可以申请我一张纸条,从一个学生的医生来验证医疗原因缺席?

答:一些课程大纲医疗文档在某些情况下需要确认缺席的原因状态。残疾学生应通过其前往的交通辅导员工作,对这方面的规定。有些程序还规定在程序手册中这样的要求。也请参阅项目6.1学术政策。

问题9.多少信息可以学生在班级间共享?

回答:名称和澳门皇冠注册官方网站的电子邮件地址可用于工作组的目的共享。除此之外,学生们应该决定他们选择与同学分享个人联系信息。

问题10.如果有人问我在哪里,学生可以发现(即调度信息),我可以从他/她的时间表发布的信息?

回答:没有。但是,如果它是一个紧急情况,你必须提供,请学生自己(或与工作人员的协助),并要求学生联系请求。

问题11.我可以释放他或她的父母怎么样一个学生信息/当他们提出要求的法定监护人/配偶?

回答:没有,除非学生签署学生同意书。虽然父母/法定监护人/配偶可以相信他们有一个学生的出勤率和/或学习成绩的权利,特别是如果他们支付学费,这样的信息可以与家长/监护人/配偶只能与学生的明确书面共享同意。

问题12.我将有什么样的释放去让我有一个关于在圣他或她的学术进展或状况的学生家长/法定监护人/配偶说话。劳伦斯学院?

回答:如果他们在与家长/监护人/配偶出席,或者学生必须填写并签署学生同意书,学生的同意,可口服。   

问题13.我需要的有关学生域布局(或可能出现的其他目的)信息的收集同意书。我在哪里可以得到帮助?

回答:请联系您的副院长或经理,教学任务,讨论你需要收集和原因的信息。他们将协助您确保适当的措辞和引用的法律都包含在表格上。副院长和管理人员,如果需要学术操作可联系信息官的自由援助/支持。

问题14中考试,作业和成绩考虑下fippa的个人信息?

回答:是的。在一个专背景下,个人信息包括学生的试卷,作业,测验和考试,成绩和学术地位,和教授对他们的工作评价意见。

问题15.要多长时间作业,测验和考试予以保留?

答:未退还给学生作业,测验和考试必须保留最后一次使用后至少一年,使学生有一个合理的机会,以获得对它们的访问。超过1年保留要求,作业,测验和考试可以由学校只这么长时间保留,因为对他们来说是工作需要,然后通过保密粉碎销毁。

问题16.什么样的做法应遵循收集和返回的学生工作?

答:保护个人隐私,学生的工作应该有足够的监督和安全收集,应予以保留,并适当注意安全归还给他们。如果可能的话,直接返回工作的学生。不留在一般区域,学生可以看到别人的作业回升文件。

问题17.应遵循学生工作作出评论需要什么手续?

答:最好是写评论和档次的盖内部,而不是头版在别人可以看到它们。

问题18.可学生成绩公布?

回答:过帐应避免牌号的硬拷贝,而是应该鼓励学生来验证学生信息系统和/或学习管理系统(例如黑板)对自己的成绩。如果成绩张贴,匿名性必须得到保证。成绩是学生的个人信息,和等级的任何格式,可以导致一个人的身份发帖(如等级+姓名+ /或学号),将被视为其个人信息的侵犯。 

问题19.应该如何同学签了小组工作?

答:只收取最低的,方便工作组所需的信息。其中组的工作是课程的一个既定部分,告知学生在课程大纲,他们的个人信息将被收集并用来开发组的工作日程。

问题20.如果我准备演讲或进行/上利用学生工作的例子研究报告,我怎么能保证我满足我的义务,维护保密和个人信息的安全性,同时提供相关信息/数据的一部分,我研究或演示?

回答:已经赋予匿名的学生作业样本可以使用,最好与学生(S)的明确书面同意。还有,fippa有需要研究协议的具体信息。如果进行研究,研究和规划局的政策和程序必须遵守。无论是研究和规划或研究伦理委员会可以提供关于处理涉及人类受试者的研究政策指导。

问题21.什么情况下可将一个人的照片和/或描述被释放?

回答:其中的情况下/事件牵涉到关于ST的成员的个人信息。劳伦斯学院社区,据了解,信息报告工作,不得违背人的保密性和信息的报告应当保证个人的隐私权。 

照片或视频或录音,不得使用或除非在照片或录像或录音的人已同意新的使用或披露了未在原催收公告标识的目的披露。

必须谨慎在网站上发布信息时,应小心。如学生或工作人员姓名或照片 - - 当一个网站上公布可能产生严重的隐私问题在学校的走廊壁挂时可能是相对无害的信息。这些信息,可以下载,并与其他信息相结合,可能会导致隐私的潜在入侵显著 - 可能导致对人身安全显著的关注。

问题22.是照片,视频图像和语音记录的个人信息?

回答:是的                                                                                                     

fippa定义的个人信息“有关识别个人身份的信息记录”。被收集的个人信息,其中,fippa要求澳门皇冠注册官方网站发出通知,包括有权对收集,用于正在收集信息的目的(S)和个人谁可以回答有关收集问题的名称。注意个人信息不包括关于一个人的商业身份信息;因此,关于ST的信息。劳伦斯学院的员工,因为它涉及到他们的业务身份不被认为是个人信息。

在大多数情况下,可以使用个人信息,只披露的同意 - 明示或暗示 - 个人为之它涉及的。然而,它可以在不同意的情况下,其中这样的公开内容不构成对隐私的不合理的入侵予以披露。 澳门皇冠注册官方网站已确定,在校园里简单出勤不构成对隐私权的侵犯不合理。然而,在实用和出于礼貌,谨慎的做法是要求个人对他们的同意,特别是在图像或记录可以被认为是更敏感。因此,一个学生走进心理咨询部门的图像比一个学生走进图书馆更敏感。

问题23.我如何给有关照片,视频图像和录音通知?

回答:有三五成群的人,简单地问他们。对于较大的群体,您可以发表一个声明,在入口处张贴书面通知该事件正在发生的地方,或发出通知在网站上。关键是要确保通知来给你想要的照片或记录个人的注意力,然后由他们的愿望遵守。

请记住,你并不需要提供通知或从ST获得同意。劳伦斯学院的工作人员谁的行为是在他们的官方身份。然而,这是最起码的礼貌这么做。

如果照片或音频或视频录制将要存储在图片库和/或用于未来的另一目的,取得书面同意是非常重要的。至关重要的是,手术同意书,包括赔偿和释放(自动放弃即圣劳伦斯大学不负责对第三方的任何此类照片/录音的不当使用或更改;该圣劳伦斯大学和任何职员,等);董事,代理人,雇员或仆人由任何的所有操作,权利要求,损失或由于使用或这些图像的误用而引起行动的原因解除。依赖于构思的照片/录像的用途有更多的关于语言赔偿并释放将需要包括 - 请联系信息官的自由提供援助,准备放弃。

问题24.什么是口头或默示同意?

回答:口头同意意味着有人告诉你,你可以给他们拍照,或使他们的录音或录像,并在您已在通知中列出的方式来使用它。 当一个人的行动表明,他们同意被拍摄或录制的音频/视频时暗示同意。

默示同意的例子是:

  • 你告诉别人你是要带她的照片放在一个教师的网站,而她心甘情愿地带来了它。
  • 你宣布,所有这些谁不想被包含在您的视频应该移动到房间的一侧的一类;那些谁不动已经暗示,他们同意进行视频录制。
  • 口头或默示同意在许多情况下足够了,但您可能希望使记录都将保留证实同意,应该在问题出现在稍后的日期来记录它的文件。 

问题25.我怎么向学生谁请求音频和/或录像带上我的课应对?

回答:支持学生学习,电子器件和类的记录可以在教师的自由裁量权被允许,并根据需要由安大略省人权法和/或无障碍残疾人法案安大略省。请同时参阅学术政策的相关章节。

问题26:我是谁录像带的课堂活动,这些都是课程内容的一部分的教授。我需要从学生的同意?

回答:如果需要在特定活动的视频录像,录音,拍摄或拍摄学生促进学习和反馈和/或学生对课程的学习目标的实现的评价,那么你需要确保你劝他们至于为什么它是必需的,哪些将与记录在学期结束时进行。建议作为注意到在课程大纲会发生这样的活动提供的最佳实践。

问题27.什么时候使用同意书?

答:虽然这是审慎每次拍摄照片,录影或录音时间得到一份同意书,有些情况下,取得书面同意,很麻烦或者没有必要的。使用同意书在以下情况:

对于所有澳门皇冠注册官方网站营销和广告活动

对于照片和音频或视频录制将被放置在一个像银行或存储库,以在将来改变用途

对于您认为有书面记录,一个人同意进行拍照或录音,并同意他们的声音或图像的使用和披露是很重要的任何情况

问题28.我是否需要获得许可才能的人在校园里散步的照片或从事学生生活小组活动?

回答:没有。它不被视为个人隐私不合理入侵采取简单地记录在校园考勤个人的图像。然而,如果可行的话,它是谨慎和礼貌,要求同意。

如果我被质疑没有同意和使用照片或音频/视频记录的问题29.会发生什么?

回答:您可能需要从网络中删除照片或音频/视频录制,或破坏的材料,包括您没有同意的图像。这是要避免的,因为它包含了一个成本和ST的风险。劳伦斯学院的声誉,以及由私隐专员公署投诉并调查。

问题30.做第三方摄影师需要发出通知,并征得用户同意?

回答:是的,如果第三方拍照,录像或录音代表圣。劳伦斯学院或者使用ST的。 ·劳伦斯学院。如果第三方拍摄照片为自己的目的,第三方必须通过轴承对第三方的法律规定里面,通过的任何规则澳门皇冠注册官方网站集。 澳门皇冠注册官方网站是私有财产,因此,个人和组织都必须遵守澳门皇冠注册官方网站的政策和程序。第三方应告知澳门皇冠注册官方网站是由fippa覆盖,必须尊重学生的隐私。我们将要求第三方拍照或录影及录音将要求科目为他们的同意。 

问题31.关于使用先前存在的照片呢?

回答:fippa是追溯,因此它是在ST义不容辞的责任。劳伦斯学院,以保护在其保管或控制的所有个人信息的隐私。工作人员应考虑获得同意追溯,特别是对活跃网站的图像的好处。

问题32.是形式应该多长时间保留的照片/视频知情同意书和存储有指引?

回答:同意书(约口头或暗示同意任何文档)应当保留,只要该图像或记录正在使用和/或存储在图像库。

问题33.我们的候选人(内部和外部)完成一个参考检查同意书,表示他们同意谁该学院可以参考联系。如果候选人(外部)或员工后要求查看参考信息,我一定要它释放他们?

回答:没有。 fippa提供从披露的豁免向谁可以合理地假定其中的信息可参照为提供“确定的适宜性,资格或资格”,其中披露会透露是谁提供了环境信息的”源评价和意见材料的个体源和他们的意见的身份将严格保密,”。

问题34:我是一个选择委员会的主席,我有什么就用谁进行了面谈的候选人的委员提出了申请者和纸币的简历责任。 

回答:所有面试相关的文件,包括简历,注意事项等,应在面试结束时被收集并提供给审查和下一步的招聘经理。在作出招聘决策,经理将所有的材料转发到小时。

问题35.如何在大学校友使用信息?

回答:澳门皇冠注册官方网站可以利用校友纪录保持与毕业生保持联系,并为自己的筹款活动的目的,如果个人信息是为筹款活动合理必要和提供某些步骤之后。 

澳门皇冠注册官方网站坚持通过纸质和电子出版物的毕业生接触。毕业,学院校友办公室提供的信息对即将毕业的大学生为了这个目的。

问题36:我在哪里可以找到关于ST的更多信息。劳伦斯学院的承诺,隐私和保密?

答案:学术政策和计算政策可接受的使用也包含关于该主题的相关信息。

问题37.在工作人员大专电子邮件视为私人信息?

员工的电子邮件被认为是澳门皇冠注册官方网站的记录和可能受到fippa访问请求的主题。 

问题38.什么类型的信息应该从会议记录等进行记录?

所有工作人员必须与他们可能披露期望创造纪录的义务。省略不必要的信息;收集和记录只完成一项任务或达到某种要求所需的信息。记录应当真实,客观,只包括什么是相关的。用幽默与书面沟通谨慎 - 它可能不被理解断章取义或在稍后的日期。确保在其流通应该被限制的记录都清楚地标明保密。 

问题39.什么是侵犯隐私的行为,应该怎么办的工作人员,如果他们认为它发生了什么?

一个侵犯隐私的行为是未经授权不得收集,使用或某人的个人信息的披露,违反了信息和隐私的行为或个人健康信息保护法的保护的自由。如果侵犯隐私的行为被怀疑或确诊,立即报告给你的主管和信息员的自由。